Pagi ini aku sharing dengan seorang rekan kantor yang dulu pernah jadi mentee-ku.
Awalnya cuma mau konfirmasi. Aku dengar ada rencana kegiatan pengembangan talent POD lanjutan, dan aku ingin tahu kabarnya dari orang yang pernah ikut. Dia cerita panjang, dan memberi beberapa masukan bagus soal bagaimana kegiatan itu bisa dibuat lebih baik ke depan.
Di ujung obrolan dia menyinggung sesuatu yang tidak aku tanyakan. Katanya sesi mentoring denganku dulu, yang membahas cara mengelola waktu, sampai sekarang masih dia pakai dan cukup efektif.
Hal sekecil itu bisa membuat pagi hari itu lebih bahagia.
Masalahnya bukan tidak tahu caranya
Waktu itu yang aku bahas sebagian besar dari buku Kevin Kruse, 15 Secrets Successful People Know About Time Management.
Isinya banyak dan bagus. Sehari cuma punya 1.440 menit dan tidak bisa dibeli lagi. Tentukan satu tugas paling penting setiap hari dan selesaikan pagi-pagi. Buang daftar tugas, pindahkan semuanya ke kalender. Prinsip 80/20. Kalau sebuah pekerjaan bisa selesai di bawah lima menit, kerjakan sekarang juga, jangan ditunda. Delegasikan yang bisa dikerjakan orang lain dengan hasil delapan puluh persen sama baiknya. Hindari rapat yang tidak perlu. Punya rutinitas pagi. Dan jaga energi, bukan cuma waktu.
Tapi yang paling terpakai buat kawan ini ternyata bukan daftar panjang itu.
Yang jadi masalah sebenarnya cuma satu: sebagai manajer junior, dia kesulitan menolak interupsi. Undangan rapat datang, atasan memanggil, rekan tim bertanya, dan semuanya diiyakan. Akhirnya rencana kerja sendiri berantakan, dan pekerjaan yang butuh konsentrasi selalu tergeser ke malam atau akhir pekan.
Yang aku sarankan
Jangan cuma membuat blok waktu. Tegaslah terhadap blok waktu yang sudah kamu buat.
Caranya begini.
Pisahkan dulu mana blok yang benar-benar tidak bisa diganggu, dan mana yang masih bisa. Tidak semua jam harus dilindungi. Kalau semuanya dianggap penting, ujungnya tidak ada yang dilindungi. Biasanya cukup satu atau dua jam sehari untuk pekerjaan yang butuh pikiran penuh.
Lalu, dan ini bagian yang paling sering dilewatkan, beri tahu orang lain.
Jangan cuma menulis blok itu di kalender pribadi lalu diam-diam berharap tidak ada yang mengganggu. Sampaikan ke tim dan ke tim lain: jam sekian sampai sekian aku tidak bisa diinterupsi, di luar itu silakan cari aku kapan saja.
Dan yang tidak boleh dilewatkan, sampaikan juga ke atasan.
Ini yang paling sering dihindari orang, padahal paling menentukan. Bukan untuk minta izin, tapi untuk memberi tahu cara kerjamu dan alasannya. Jelaskan jam mana yang kamu pakai untuk pekerjaan yang butuh konsentrasi, dan apa hasil yang kamu targetkan dari jam itu.
Atasan yang tahu biasanya mendukung, karena dia yang paling berkepentingan pekerjaan itu selesai. Dan kalau dia mendukung, dia juga akan ikut menghormati jamnya. Dia tidak akan menjadwalkan rapat mendadak di jam itu, dan tidak akan memanggil kecuali memang mendesak.
Sebaliknya, kalau atasan tidak diberi tahu, blok waktu sekuat apa pun akan runtuh di undangan pertama darinya. Dan kita tidak bisa menyalahkan beliau, karena beliau memang tidak tahu.
Hasilnya dua arah. Pekerjaan sendiri beres, karena ada jam yang benar-benar aman. Dan kolaborasi dengan tim justru jadi lebih rapi, karena semua orang tahu kapan harus mencarimu.
Ini yang sering disalahpahami. Melindungi waktu sendiri sering dikira sikap tidak mau kerja sama. Padahal yang terjadi sebaliknya. Yang membuat kerja sama berantakan itu justru orang yang selalu bisa diganggu kapan saja, karena dia tidak pernah benar-benar hadir penuh di mana pun.
Kruse menulis bahwa setiap kali kita bilang ya untuk hal yang tidak penting, sebenarnya kita sedang bilang tidak untuk hal yang penting. Buat manajer junior, kalimat itu terasa berat. Tapi begitu blok waktunya diumumkan dan disepakati bersama, menolak interupsi tidak lagi terasa seperti menolak orangnya.
Kembali ke obrolan tadi pagi
Aku bilang ke dia, aku senang mendengar hasil mentorship berguna. Tapi aku akan lebih senang kalau dia mengembangkan kembali konsep itu, dibawa ke tingkat yang lebih lanjut, lalu nanti gantian dia yang sharing ke aku.
Yang aku harapkan dari obrolan semacam itu adalah ilmu yang pernah dibagikan terus berjalan sendiri, bahkan ketika aku sudah lupa pernah menyampaikannya. Semoga jadi amal jariyah.
Tahun ini aku kembali diamanahi jadi mentor di program mentoring perusahaan. Dan ada yang berubah dari tahun-tahun sebelumnya. Programnya sekarang dikelola jauh lebih rapi.
Yang paling aku hargai, perhatiannya tidak cuma ke mentee. Mentornya juga diurus. Ada pelatihan penyegaran lengkap dengan panduan praktis, termasuk cara mengajukan pertanyaan yang efektif. Ada komunitas antar-mentor lintas negara. Ada sesi refleksi berkala, tempat mentor saling bercerita soal kendala masing-masing. Dan ada bentuk apresiasi yang jelas.
Ini yang sering luput di banyak program mentoring. Mentor dianggap sudah selesai belajar, tinggal menyalurkan. Padahal tidak.
Kalau mentor tidak pernah ditambah ilmunya, yang dia bagikan akan itu-itu saja. Lama-lama yang keluar cuma pengalaman lama yang diulang, sementara dunia yang dihadapi mentee sudah berubah.
Jadi buatku ini bukan sekadar amanah membantu orang lain. Ini kesempatan mengembangkan diri sekali lagi.
Permintaanku ke rekan tadi pagi pun bukan basa-basi. Aku memang ingin dia kembali dan mengajari aku.
Itu tanda mentoring yang berhasil. Bukan kalau mentee terus bergantung, tapi kalau suatu hari dia datang membawa sesuatu yang belum kita punya.
